Organizando a Agenda

Agenda

Já estamos em Março mas nunca é tarde para falar na organização da sua agenda. Até porque, não sei se acontece com vocês mas, há sempre páginas que não são muito usadas. Isto quando não se usa a agenda como diário. O que é que fazem com essas páginas?!

Podem sempre usar como folhas para colocar pesquisas que fazem na Web, ideias que querem por em prática mas sem dia ainda definido. Servirá, basicamente, para anotar tudo o que vier à cabeça. Mas como sei onde estão esses apontamentos no meio de tantos dias escritos?! Podem utilizar etiquetas coloridas.

marcadores

Etiquetas coloridas porquê?! Porque trabalhar com cores é altamente eficaz. Diferentes tipos de assuntos requerem diferentes cores. Por exemplo:

Preto = tarefas relacionadas ao trabalho;
Azul = tarefas relacionadas a trabalhos paralelos (sites, blogs, bandas);
Verde = tarefas pessoais (em casa, compras, estudos);
Vermelho = compromissos (consultas médicas, shows, vencimento de contas);

Cada pessoa usa as cores como mais lhe convém. Use várias cores de canetas. Apesar de ser mais fácil encontrar as 4 cores clássicas (vermelho, verde, preto, azul)… há marcas com mais cores como a STAEDTLER que aguentam mais tempo sem fechar a tampa.

staedtler

Deixe um espaço atrás de cada tarefa do dia para colocar um visto de cada vez que cumpre algo da lista do dia. As tarefas que não conseguiu cumprir, coloque a data a que pretende cumprir no lugar do visto. Se não cumpriu uma tarefa e a delegou a alguém para a cumprir, coloque o nome da pessoa que a vai cumprir.

Pode utilizar outros símbolos simples para saber em que altura do dia pretende fazer cada tarefa:

Círculo = tarefas que devem ser realizadas no período da manhã;
Quadrado = tarefas que devem ser realizadas no período da tarde;
Triângulo = tarefas que devem ser realizadas no período da noite;

Desta forma é mais fácil olhar para a agenda e saber o que tenho que fazer, quando, onde e a que horas.

Exemplo, antes de sair de casa olho para a agenda, e verifico as tarefas a verde (neste caso, as pessoais) e que têm o círculo (tarefas a fazer de manhã), como colocar o lixo para fora, ligar para alguém ou coisas do tipo.

Agora, uma questão muito importanteno meio de toda esta forma de organizar a agenda é a frequência com que se actualiza a mesma. É fundamental que agenda seja atualizada sempre que o conseguir, pois a agenda tem que ser uma fonte fiel dos compromissos e tarefas que tem. Invista alguns minutos do seu dia na manutenção das suas tarefas. Assim aproveitará melhor o seu tempo. Procure actualizar a sua agenda todos os dias à noite antes de dormir.

1. Pegue na agenda e canetas.

2. Faça uma revisão do dia e anote o que fez, o que foi adiado e o que já não há necessidade de fazer.

3. Verifique o dia seguinte, anote as tarefas que podem ser feitas.

4. Distribua algumas tarefas pela semana. É importante que seja realista. Não coloque mais tarefas do que aquelas que vai conseguir fazer.

5. Atualize, durante o dia, a sua agenda, com o status das tarefas. Anote novas tarefas que surgem.

E vocês como organizam a vossa agenda?!

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